Copia de seguridad, migración y/o Backup de cuentas
Procedo a describir los diferentes métodos con los que se puede migrar, trasladar o hacer backup de la información de una cuenta de google workspace.
Herramienta migración de la consola de administración de google:
Cabe
anotar que esta herramienta lo que hace es copiar todos los correos de
una cuenta origen a una cuenta destino, por lo que es importante que la
cuenta destino tenga el espacio necesario para albergar la información.
- Se
debe tener acceso a la cuenta origen y destino en una ventana privada,
ingresar a las configuración avanzadas de la misma y a la pestaña de "Descargar POP/IMAP" y habilitar el "Acceso IMAP" luego seleccionar el botón guardar al final de la pagina de configuración.
- Deshabilitar la "Verificación en dos pasos" en las configuraciones de la cuenta, puede mirar esta documentación para más información del proceso: https://support.google.com/accounts/answer/185839 guardar las configuraciones y regresar a la bandeja de entrada.
- En
la cuenta origen ir a la carpeta "Todos" y seleccionar todos lo correos
de esa carpeta, si aparece un aviso en la parte superior de los correos
indicando que si desea seleccionar los "X" cantidad de correos dar clic
a esa opción (como se ve en la imagen) y paso seguido proceder a crear
una etiqueta con el nombre deseado y anidar/mover todas las demás etiquetas que tenga creada la cuenta a la nueva etiqueta, por ultimo verificar que en la carpeta
"Enviados" se vea también reflejada la etiqueta en los correos.
- Se accede a la consola y al modulo "Migración de datos" y seguir los pasos de esta guía para hacer la migración: https://support.google.com/a/topic/9157517?hl=es&ref_topic=9698247.
En la consola de administración de Google (admin.google.com)...
- Ve a "Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos".
- Haz clic en Transferir propiedad.
- En el campo "Del usuario", introduce el nombre de usuario del propietario y selecciona el resultado sugerido correspondiente.
- En el campo "Al usuario", introduce el nombre de usuario del nuevo propietario y selecciona el resultado sugerido correspondiente.
- Haz clic en Transferir archivos.
A tener en cuenta:
- Los
archivos pasan a estar automáticamente en la cuenta de Drive del nuevo
propietario. Aparecen en una carpeta cuyo nombre corresponde a la
dirección de correo electrónico del antiguo propietario.
- El
propietario original todavía puede editar los archivos, a menos que se
elimine su cuenta o se cambien sus permisos. Como los archivos se han
movido a la unidad del nuevo propietario, el propietario original tendrá
que buscarlos o acceder a ellos mediante un enlace.
- No suspendas la cuenta del nuevo propietario durante la transferencia.
- Tanto
el administrador como el anterior propietario y el nuevo recibirán un
correo electrónico en el que se indica si la transferencia se ha
realizado correctamente o no.
Ya
con la siguiente guía es para sacar un backup de toda la información
de la cuenta en fisico en un equipo para que se pueda guardar o usar con
un cliente de correo como thunderbird.
- Se debe habilitar la herramienta Google takeout desde la consola acuerdo esta documentación: https://support.google.com/a/answer/6396995?hl=es
- Se debe tener acceso a la cuenta, o sea, el usuario y la contraseña, y acceder a esta desde una ventana privada, si le pide verificación de acceso dese el celular puede desactivarla por 10 minutos desde la consola ingresando a la cuenta "Usuarios > [Cuenta usuario] > Seguridad > Verificación de la identidad" y se debe presionar el botón "Desactivar durante 10 minutos", puede encontrar más información en el siguiente enlace: https://support.google.com/a/answer/2537800?hl=es#zippy=%2Cdesactivar-de-forma-temporal-la-verificaci%C3%B3n-de-la-identidad
- Después de acceder se debe ingresar a este enlace: https://takeout.google.com/settings/takeout siguiendo los pasos en este manual: https://docs.google.com/document/d/1Llt-vi1dJCtmnPaThEDNQzXYNxSKwu0toXY6NnjHvJQ/edit?usp=sharing
- Ya si quiere cargar el backup para mirar su contenido puede Descargar la aplicación "Thunderbird" de Mozilla desde la pagina oficial o desde este enlace (https://www.thunderbird.net/es-ES/download/), descomprimir el archivo ZIP del backup y dentro de la carpeta "Takeout" abrir el archivo llamado "archive_browser.html" con el navegador chrome, en dicha pagina buscar el enlace que dice "Thunderbird" dar clic y seguir los pasos en la pagina que se abre, también puede mirar la guía en este enlace "https://translate.google.com/translate?hl=&sl=en&tl=es&u=https%3A%2F%2Fwww.makeuseof.com%2Ftag%2Fuse-downloaded-gmail-data%2F".
Por ultimo cuando se procede a eliminar una cuenta de la consola se abre la ventana de eliminación en donde hay una sección se llama "Transferir los datos" donde se puede colocar una cuenta vigente con licencia y transferir todos los datos a esa cuenta antes de ser eliminados, para más información en este enlace (https://support.google.com/a/answer/33314):
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